Wersja 1.0 · 18 października 2026 r.
Umowa jest zawierana na podstawie art. 28 RODO (rozporządzenia (UE) 2016/679) między firmą, która zakłada konto Pro Floty LOG-MAG Planer („Administrator” lub „Klient”), a Pawłem Kasprowiczem, prowadzącym działalność gospodarczą (JDG), Sosnowa 11 lok. A, 83-330 Żukowo, NIP 5792068558, REGON 220788070 („Procesor” lub „Wydawca”). Umowa zostaje zawarta w chwili zaznaczenia checkboxa przy rejestracji firmy albo przy zamówieniu Pro Floty i obowiązuje, dopóki Wydawca przetwarza dane Klienta. Wiążący jest tekst polski. W sprawach powierzenia danych Umowa ma pierwszeństwo przed Regulaminem.
Klient powierza Wydawcy przetwarzanie danych osobowych wprowadzanych do Pro Floty w celu świadczenia usługi opisanej w Regulaminie: przechowywanie i synchronizacja zleceń, punktów rozładunku, kontrahentów, stanowisk i kierowców, planów załadunku oraz załączników, a także wysyłka powiadomień. Przetwarzanie obejmuje przechowywanie, odczyt, udostępnianie użytkownikom Klienta, kopiowanie zapasowe i usuwanie. Wydawca przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta — polecenie stanowią Umowa, Regulamin i korzystanie z funkcji aplikacji. Jeśli według Wydawcy polecenie narusza prawo, Wydawca niezwłocznie o tym poinformuje.
Osoby: pracownicy, kierowcy i zleceniobiorcy Klienta; kontrahenci Klienta i ich przedstawiciele; odbiorcy i nadawcy ładunków. Dane: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, rola w firmie, nazwa i adres punktu, numery rejestracyjne pojazdów, treść zleceń i notatek, zdjęcia i inne załączniki, statusy i czas realizacji. Klient nie wprowadza danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) ani danych o wyrokach skazujących (art. 10 RODO). Klient odpowiada za podstawę prawną przekazania danych i za informację dla osób, których dane wprowadza (art. 13 i 14 RODO).
Wydawca: (1) zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania są zobowiązane do poufności; (2) stosuje środki z punktu 5; (3) w granicach swojej roli pomaga Klientowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz w obowiązkach z art. 32–36 RODO; żądanie osoby, które trafi do Wydawcy, przekazuje Klientowi bez zbędnej zwłoki; (4) o naruszeniu ochrony danych zawiadamia Klienta bez zbędnej zwłoki, nie później niż w 48 godzin od stwierdzenia, e-mailem na adres konta, podając znane okoliczności; (5) udostępnia Klientowi informacje potrzebne do wykazania zgodności z art. 28 RODO.
Transmisja szyfrowana (TLS); hasła przechowywane jako solony skrót PBKDF2; podział uprawnień według ról (właściciel, administrator, spedytor, magazynier, kierowca) i oddzielenie danych poszczególnych firm; możliwość unieważnienia sesji użytkownika; serwer w Niemczech z zaporą sieciową, dostępem administracyjnym wyłącznie kluczem i blokadą prób włamań; monitoring dostępności serwera i kopii; codzienne kopie zapasowe, w tym zaszyfrowana kopia w drugiej lokalizacji; aktualizacje oprogramowania. Wydawca na bieżąco ocenia ryzyko i dostosowuje środki.
Klient wyraża ogólną zgodę na korzystanie z podprocesorów. Na dzień zawarcia umowy są to: Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Niemcy — hosting serwera (Norymberga); Cloudflare, Inc., USA — DNS oraz przechowywanie zaszyfrowanych kopii zapasowych w regionie UE (Wydawca zachowuje wyłączny klucz); Resend, Inc., USA — wysyłka e-maili transakcyjnych (adres odbiorcy, treść wiadomości). O zamiarze dodania lub zmiany podprocesora Wydawca informuje e-mailem lub w panelu z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Klient może w tym terminie zgłosić umotywowany sprzeciw; jeśli strony nie uzgodnią rozwiązania, Klient może wypowiedzieć usługę ze skutkiem na koniec opłaconego okresu. Wydawca nakłada na podprocesorów obowiązki nie mniejsze niż w Umowie i odpowiada za ich wykonanie.
Dane mogą być przekazywane do USA wyłącznie podprocesorom z punktu 6, na podstawie decyzji o odpowiednim stopniu ochrony (EU-US Data Privacy Framework) i/lub standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej. Baza danych i załączniki są na serwerze w Niemczech.
Dane są przetwarzane do końca umowy o korzystanie z Pro Floty. Po jej zakończeniu Klient ma 30 dni na eksport; na wniosek e-mailowy Wydawca przekaże dane w powszechnie używanym formacie (np. CSV, JSON, PDF) w ciągu 14 dni. Po tym czasie Wydawca usuwa dane Klienta z systemu produkcyjnego; kopie zapasowe wygasają najpóźniej po kolejnych 30 dniach. Wyjątek: dane, które Wydawca musi zachować jako administrator z mocy prawa (np. dokumenty księgowe — Polityka prywatności).
Klient może raz na 12 miesięcy (częściej po stwierdzonym naruszeniu) żądać pisemnych informacji o stosowanych środkach albo przeprowadzić audyt zdalny lub na miejscu, po 14-dniowym uprzedzeniu, w godzinach pracy, bez naruszania poufności i bezpieczeństwa danych innych klientów. Koszty audytu ponosi Klient, chyba że wykazano naruszenie Umowy przez Wydawcę.
Odpowiedzialność stron wynika z art. 82 RODO oraz Regulaminu. Zmiana Umowy następuje przez publikację nowej wersji; o istotnej zmianie Wydawca informuje Klienta z 14-dniowym wyprzedzeniem, a Klient, który się nie zgadza, może wypowiedzieć usługę. Prawo właściwe: polskie. Kontakt w sprawach danych: biuro@log-mag.pl, +48 516 437 435. Aktualna wersja: https://app.log-mag.pl/umowa-powierzenia.html.
Polityka prywatności · Zamówienie · Polityka cookies · Panel